Gérer votre gîte ou votre chambre d'hôtes au quotidien

Votre hébergement est prêt et vous venez de vous lancer dans l'aventure des gîtes ou des chambres d'hôtes, il va maintenant falloir gérer votre activité au quotidien ! Organisation et rigueur seront vos meilleurs alliés pour bien vivre cette expérience!

Premiers contacts avec vos clients

Vous devez être disponible pour gérer votre hébergement et ses réservations. Vos clients doivent pouvoir vous contacter facilement.
Beaucoup de personnes utilisent internet, vous devez donc consulter votre boîte mail tous les jours afin de répondre rapidement à vos potentiels clients. Vous pouvez aussi les contacter par téléphone si vous avez leur numéro afin que votre échange soit plus chaleureux. Ayez en tête qu'un touriste cherchant un hébergement peut consulter plusieurs propriétaires. Être le plus rapide vous offrira de plus grandes chances de louer votre bien !

Si vous vous absentez, vous devez avoir un répondeur sur lequel vous indiquerez la durée de votre absence et un numéro de portable sur lequel vous restez joignable. Pour votre boîte mail, pensez à mettre en place une réponse automatique indiquant les mêmes informations que votre répondeur téléphonique. Il faut que vous soyez joignable rapidement tout le temps. Pensez qu'un client potentiel ne pouvant pas vous contacter se rabattra sur un concurrent !
Enfin, il faut que vous soyez prêt à répondre à toutes les questions de vos interlocuteurs. Si vous n'êtes pas sûr de vous, gardez un pense-bête à côté de votre téléphone avec toutes les informations pouvant intéresser votre futurs hôtes. N'oubliez pas d'être souriant et cordial dans vos échanges afin de donner une bonne première impression à votre interlocuteur.

Tenir un planning

Il est indispensable de tenir un planning de vos réservations très précis ! Assurer ce suivi via un outil fiable est primordial. Vous y indiquerez vos périodes de réservations avec le nom de vos hôtes mais aussi les dates auxquelles vos clients doivent vous retourner le contrat de location ou encore les arrhes.

La réservation

Après avoir reçu la confirmation de votre hôte des dates de sa venue chez vous, vous aurez à lui envoyer 2 exemplaires du contrat de location signés par vous et le montant des arrhes à vous verser.
Votre locataire vous renverra un exemplaire du contrat de location, signé par lui, et un chèque de règlement des arrhes. La réservation devient effective uniquement lors du reçu de ce courrier.

Le contrat de location

Si vous adhérez à un label celui-ci vous fournira un contrat de location type. Si ce n'est pas le cas, votre comité départemental de tourisme le fera.
Une fois signé, le contrat engage les deux parties : vous et votre locataire. Le contrat de location doit mentionner : votre identité, l'identité du locataire, les coordonnées de votre hébergement, les informations sur la location (date et durée) et son paiement (y mentionner la taxe de séjour), les possibles services annexes (table d'hôtes, ménage...)...
Pour un gîte, vous devrez joindre au contrat un état descriptif.

L'état descriptif de la location

Comme pour le contrat de location, un document type vous sera fourni par votre label ou votre comité départemental. L'état descriptif est un document regroupant le maximum d'informations concernant votre meublé de tourisme pour permettre à vos locataires de se faire une idée précise de votre hébergement. Ce document regroupe les informations générales concernant votre hébergement (adresse, situation...) mais aussi une description précise de votre gîte (capacité d'hébergement, nombre de pièces...). Il devra aussi figurer sur votre état descriptif vos tarifs, ainsi que les services et les loisirs mis à disposition de vos hôtes (piscine, proximité de commerces...).

Les arrhes

Les arrhes sont une avance sur le prix de votre location versée par votre client. Vous pouvez les demander à votre hôte au plus tôt 6 mois avant sa venue, pas avant. Le montant des arrhes ne doit pas dépasser 25 % du prix de votre hébergement.
Si votre locataire annule sa réservation au moins 90 jours avant sa date d'arrivée dans votre hébergement, vous devrez lui rendre la totalité des arrhes. Si votre client annule entre 90 et 60 jours avant son arrivée, vous pourrez garder 5 % des arrhes. Entre 60 et 30 jours, il est possible de conserver la moitié des arrhes. Enfin, si votre client annule sa réservation moins de 30 jours avant la date prévue de son arrivée, vous pouvez garder la totalité des arrhes.
Attention, comme le contrat de location les arrhes engagent le locataire et le propriétaire. S'il vous annulez vous même une réservation, vous aurez à rembourser à votre client le double des arrhes versés ! S'il en faut d'autres, voici une bonne raison de tenir correctement votre planning des réservations !

Arrivée de vos hôtes

Vos hôtes peuvent arriver dans votre location à partir de 16h et doivent quitter votre hébergement entre 10 et 11h le jour de leur départ. Ce laps de temps vous permettra de contrôler et nettoyer vos logements avant l'arrivée des locataires suivants. Pensez que vous aurez à faire l'état des lieux à l'arrivée de vos hôtes et à vous faire payer votre location.

État des lieux

L'état des lieux n'est pas obligatoire pour les chambres d'hôtes, pensez cependant à indiquer à vos visiteurs les horaires et le lieu du petit-déjeuner.
Pour un gîte, l'état des lieux se fait avec un locataire. Ce document se présente sous la forme d'une grille où vous indiquerez le nombre et l'état des équipements de la maison. L'état des lieux doit être signé par votre locataire et sera repris à son départ pour vérifier l'état de votre logement. Pensez à leur indiquer le fonctionnement des éléments électriques et autres objets dont l'utilisation peut être un peu compliquée.

Paiement de votre solde et de la caution

Votre hôte doit vous payer sa location à son arrivée, après la signature de l'état des lieux. Vous pouvez demander une caution qui sera une garantie contre de possibles dégradations dans votre hébergement. Attention, la caution ne peut pas dépasser 20 % du prix de votre location. Si votre hébergement vous est rendu en bon état, vous redonnerez la caution à votre locataire. A contrario, si vos hôtes ont abîmé des choses, vous pouvez conserver la caution pour réparer les dégradations.
N'oubliez pas que vos hôtes doivent aussi s'acquitter de la taxe de séjour destinée à votre office de tourisme.

Les locations sont généralement payées par chèques mais vous pouvez aussi accepter les chèques-vacances, en étant conventionné auprès de l'Agence nationale pour les chèques-vacances. Vous pouvez gagner en visibilité en acceptant ce type de paiement, vous figurerez sur le site internet de l'organisme ainsi que sur le guide papier de l'agence. Vous aurez à envoyer à votre centre de remboursement les chèques reçus (accompagnés de bordereaux fournis par votre centre) pour recevoir votre argent en retour.
Votre client peut vous demander une facture papier, soyez prêt à préparer ce document en cas de demande. Vous pouvez, là aussi, vous faire aider par votre label ou votre comité de tourisme pour le rédiger.

Maintenant que vous avez toutes les cartes en main pour accueillir vos clients, il ne vous reste plus qu'à promouvoir vos hébergements pour que votre activité devienne florissante (et lucrative) !

Pour vous aider

Des livres simples et clairs vous aideront à bien réaliser votre projet de gîte ou de chambres d'hôtes.
Nous vous conseillons la lecture de ce livre.